شاید صاحب کسب‌وکاری هستید و یا در سمت مدیر یک بخش از سازمان خود، دغدغه افزایش بهره وری کارمندان در محل کار را دارید. به‌احتمال زیاد، شما هم از کارکردن‌های زیاد و بی‌نتیجه همکارانتان خسته شده‌اید
اجازه دهید خیالتان را راحت کنم، ضعف در بهره‌وری و چالش‌های حواس‌پرتی در محیط کار، چالشی بزرگ برای تمامی کسب‌وکارها می‌باشد، اما خبر خوب اینکه، می‌توانید با چند راهکار ساده، این مشکل را مدیریت کنید
منظور از بهره‌وری کارمندان در محل کار چیست
بهره‌وری کارمندان در سازمان یعنی: کارمندان شما در ساعات کاری با حداقل منابع موجود، بهترین اقدامات را در جهت اهداف و چشم‌اندازهای سازمان انجام دهند. بدیهی است که این اقدامات باعث رشد سازمان و در نتیجه افزایش درآمد آن خواهد شد.
به این نکته مهم توجه کنید
ازآنجاکه مفهوم بهره‌وری، در اقتصاد و سایر علوم نیز کاربرد دارد، لازم است تأکید کنیم در این مقاله منظور ما از بهره‌وری، صرفاً در حوزه مدیریت، رفتار سازمانی، نظم شخصی و برنامه‌ریزی می‌باشد.
اهمیتافزایش بهره وری کارمندان در محل کار
شما جز محدود مدیرانی هستید که از اهمیت افزایش بهره وری کارمندان در محل کار آگاهی دارید به همین دلیل قبل از اینکه به اصل مطلب بپردازیم، بهتر است به سراغ چند مورد از دلایل مهم برای بهره وری در سازمان برویم تا جدیت این موضوع برایتان دوچندادن شود
افزایش بهره‌وری کارمندان، وقت شما را خالی می‌کند
شما این توانایی را دارید که مثل خودتان و یا بهتر از خودتان را در سازمان بسازید و پس از آن، به سراغ کارهای مهم‌تر بروید، کارهایی که در اولویت اهداف سازمانی و چشم‌انداز شما قرار دارند
تردید نداشته باشید کارمندانی که بهره‌وری بالایی را تجربه می‌کنند، توانایی انجام‌دادن کارهای مهم‌تری را خواهند داشت (دقت کنید ما نگفتیم کارهای بیشتر)
بهره‌وری در سازمان، انگیزه را به جریان می‌اندازد
رانندگی در ماشینی که تمام سرنشینان آن به‌غیراز رانده خواب باشند، خطر تصادف را افزایش خواهد داد
این موضوع در سازمان‌ها نیز به چشم می‌خورد. البته منظور ما از خواب‌آلودگی در محل کار، همان بهره‌وری کم است، اما به‌هرحال بهتر است بپذیریم، کارمندانی که بهره‌وری بالایی را در کار تجربه می‌کنند، انگیزه بالاتری برای کارکردن دارند و بر اساس یک مطالعه، انگیزه در محل کار، تا هفت متر به سایر کارمندان منتقل خواهد شد
این موضوع حالت عکس نیز دارد و افرادی که بهره‌وری پایین دارند، منجر به کاهش دستاورد برای سازمان و در نتیجه ویروسی کردن محل کار خواهند شد.
دلایل کمبود بهره‌وری کارمندان
حواس‌پرتی در محیط کار از امروز و دیروز نیست و جالب است بدانید این موضوع از سال ۱۹۲۵ از چالش‌های مدیران و صاحبان کسب‌وکار بوده است. البته در آن زمان استفاده از کلاه‌های ضد عایق برای نشنیدن صداهای اطراف مرسوم بود
ما در ادامه به برخی از دلایل کاهش بهره‌وری کارمندان در سازمان خواهیم پرداخت
عدم شفافیت در کار
شما از کارمندان خود چه می‌خواهید؟ یکی از مشکلات مدیران و صاحبان کسب‌وکار، عدم شفافیت در شرح وظایف محول شده می‌باشد
همین چند روز پیش با یکی از دوستانم که صاحب یک کسب‌وکار کوچک است حرف می‌زدم. او از یکی از کارمندانش که به‌جای خریدن اینترنت یک‌ساله، بسته یک‌ماهه گرفته بود، گله داشت و هر چند دقیقه یکبار می‌گفت «این نیرو برای من نیرو نمی‌شود!»
شما برای شفافیت مسئولیتی که بر عهده همکارانتان قرار می‌دهید، باید از زبان کامپیوتر استفاده کنید و فرض کنید درحال شرح وظیفه به یک ربات هستید!
وقتی برای ربات توضیح دهید، تمام کار را به‌صورت مرحله‌به‌مرحله به او شرح خواهید داد و می‌گویید که چه انتظار دقیقی از او دارید
با این کار می‌توانید انتظار بهره‌وری بالاتر و البته کاهش خطای احتمالی را داشته باشید.
آموزش‌ندیدن برای بهره‌وری بیشتر
به هیچ یک از ما در مدارس و دانشگاه‌ها آموزش نداده‌اند که چطور تمرکز کنیم و با بهره وری زیاد کار کنیم
افراد در محل کار و حتی در هنگام رانندگی که کار نسبتاً ساده‌ای است، در هر دقیقه چندین بار حواس‌پرتی را تجربه می‌کنند، بنابراین می‌توان گفت عدم آموزش، یکی از دلایل اصلی در کمبود بهره‌وری میان کارمندان است.
ساعات کاری طولانی
حداکثر زمان در هفته برای بهره‌وری کارمندان، ۵۰ ساعت می‌باشد. این در حالی است که کارکردن بیشتر از این عدد، نتیجه عکس خواهد داد و باعث کاهش بهره‌وری خواهد شد
اکثر شرکت‌ها و سازمان‌ها به این باورند که با کار بیشتر، نتیجه بیشتری نیز کسب می‌شود، اما همان‌طور که در مقاله «تعریف بهره‌وری» گفتیم، کارکردن زیاد لزوماً به معنای اثربخشی نیست.
5 راهکار برای افزایش بهره‌وری کارمندان
در این قسمت به ۵ راهکار کلیدی برای افزایش بهره‌وری کارمندان در محیط کار خواهیم پرداخت تا با به‌کارگیری آن در محل کار خود، ترکیبی از اثربخشی و کارایی را در سازمان تجربه کنید
۱.به کارمندان خود زمان استراحت بدهید
مطالعه‌ای در سال ۲۰۱۳ بین چندین شرکت خصوصی در امریکا نشان می‌دهد از هر پنج نفر تنها یک نفر در هنگام ناهار خوردن از پشت میز بیرون می‌آید، دو نفر پشت میز ناهار می‌خورند و دو نفرشان قید ناهار را می‌زنند!
اگر در کیفیت انجام کارها سخت گیر هستید، پیشنهاد می کنم به استراحت های در محل کارنیز سخت گیری کنید و این موضوع را در اهمیت و اولویت قرار دهید
انرژی ما در طول روز خالی می‌شود و این کاهش انرژی، تأثیر مستقیمی بر روی بهره‌وری در طول روز خواهد داشت. بهتر است در ساعات کاری، زمانی را برای استراحت اختصاص دهید و از کارمندان خود بخواهید از آن زمان استفاده کنند
این کار باعث بازیابی انرژی خواهد شد و البته انگیزه آن‌ها را نیز برای انجام‌دادن کارها افزایش خواهد داد
۲.افزایش بهره وری کارمندان در محل کار، با مشخص کردن اهداف و جهت
اگر می‌خواهید خروجی کارتان بهتر از قبل باشد، باید جهت و اهداف کاری خود را به شکلی شفاف بیان کنید
متأسفانه اکثر صاحبان کسب‌وکار نه‌تنها در بیان این موضوع شفاف نیستند، بلکه خودشان نیز از سردرگمی رنج می‌برند. می توانید زمانی را برای مرور اهداف خود در نظر بگیرید و در اولین جلسه با اعضای تیم، از هدف اصلی خود حرف بزنید
اثربخشی در کار، تنها زمانی امکان‌پذیر است که کارها در راستای اهداف و چشم اندازه‌های سازمان در جریان باشد. انجام کارهایی که در راستای اهداف مشخص شده نباشد، نه‌تنها نتیجه‌بخش نیست، بلکه مشمول هزینه اضافی برای سازمان و تیم است.
۳افزایش بهره وری کارمندان در محل کار، با توجه کردن به محیط کار
برای افزایش بهره وری کارمندان در محل کار، بهتر است محیط را تاحدامکان سروسامان دهید
شاید بهتر باشد به زبان ساده و ملموس بگویم «محیط شما نباید زندان باشد» از هر روشی که می‌توانید استفاده کنید تا احساس شادمانی و آرامش را برای کارمندان خود شکل دهید. در ادامه به چند راهکار ساده، اما کاربردی اشاره خواهیم کرد
برای افزایش بهره وری کارمندان در محل کار، از گل ها استفاده کنید
تلاش کنید در محیط کاری خود از گل‌وگیاه استفاده کنید. این کار باعث شادابی و ایجاد حس خوب در همکارانتان خواهد شد. حتی پیشنهاد می‌کنم مسئولیت هر گل را به یکی از همکارانتان واگذار کنید تا در زمان استراحت، به‌جای چرخش در شبکه‌های اجتماعی، سری به گل خودش بزند.
مکان را شاد کنید
اجازه دهید محیط شاد باشد و حتی اگر می‌توانید، زمانی را در طول هفته برای بازی‌کردن در محیط کار اختصاص دهید. شاید خنده‌دار باشد، اما باور کنید معجزه می‌کند.
موسیقی پخش کنید
شما می‌توانید از موسیقی‌های آرامش‌بخش (البته نه خواب‌آور) برای افزایش تمرکز کارمندان خود استفاده کنید. بهتر است در انتخاب موسیقی دقت داشته باشید و سلیقه هر یک از کارمندان خود را برای انتخاب نادیده نگیرید.
۴اهمیت دادن به نظم و افزایش بهره وری کارمندان در محل کار
برای افزایش بهره‌وری کارمندان در محل کار، بهتر است نظم شخصی و کاری را در فرهنگ سازمان خود جای دهید
ما در ادامه به شکل ساده‌ای از نظام آراستگی محیط کار (فایو اس) خواهیم پرداخت تا در چند مرحله ساده، نظم و آراستگی را به محل کار خود بیاورید
مرتب‌سازی
از کارمندان خود بخواهید محیط کاری خود را مرتب و هر چیز غیرضروری را از اطراف خود دور کنند
در این جا منظور از وسایل غیرضروری، آن‌هایی است که هر روز استفاده نمی‌شود و نباید روی میز یا در اطراف باشد؛ مثلاً برای بیشتر کارمندان، تقویم‌های رومیزی، بیشتر جنبه دکوری خواهد داشت.
پاکیزه‌سازی
هدف از انجام این مرحله، تمیزکردن میزها و یا مکانی که همکارانتان مشغول به کار هستند است. البته منظور ما این نیست که بعد از خواندن این مقاله تصمیم به خانه‌تکانی در محل کار بگیرید، بلکه می‌توانید از روتین‌هایی برای این کار استفاده کنید
به طور مثال پس از پایان ساعت کاری، همه کارمندان موظف به نظم‌دادن محل کار خود مانند میز یا صندلی خود هستند.
پایداری و افزایش بهره وری کارمندان در محل کار
به‌احتمال زیاد استفاده از این سیستم در روزهای اول، برای بعضی‌ها ناخوش آیند است، اما می‌توانید با پیگیری‌کردن و کنار نکشیدن، این فرهنگ را به‌مرورزمان در سازمان خود و در جهت افزایش بهره وری کارمندان در محل کارجای دهید.
5.برای افزایش بهره‌وری کارمندان، کارهایشان را کمتر کنید
یکی از باورهای غلط دررابطه‌با بهره‌وری، فرهنگ همیشه مشغول بودن است
بهره‌وری یعنی کارهای درست را زیاد انجام دهیم، نه اینکه کارهای زیادی را بی‌دلیل انجام دهیم.
اگر می‌خواهید دستاوردهای بیشتری نسبت به گذشته داشته باشید، بهتر است از حجم کارهای محول شده در طول روز کم کنید و به‌جای آن، بر انجام بیشتر چند کار مهم تأکید داشته باشید
تمرکز بر چندکار مهم، نتیجه بهتری نسبت به انجام چند ده کار کم‌اهمیت خواهد داشت. البته نمی‌شود این کار را یک‌شبه انجام داد، اما می‌توانید با برنامه‌ریزی درست، در هر روز تنها چند کار مهم و فوری را به آن‌ها واگذار کنید.
